Privacyverklaring Safe D Portaal

In dit portaal houdt u samen met uw adviseur de RI&E en het plan van aanpak van uw bedrijf bij. Daarbij worden een paar persoonsgegevens verwerkt. Hieronder leest u welke, waarom, hoe lang en wat u daaraan kunt doen.

Wie is waarvoor verantwoordelijk

Uw werkgever bepaalt welke gegevens in het portaal komen en waarvoor; die is verwerkingsverantwoordelijke. Safe D beheert het portaal en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van uw werkgever; Safe D is verwerker. Wat wij daarover hebben afgesproken staat in de verwerkersovereenkomst.

Wie u waarvoor moet hebben: voor vragen over úw gegevens is dat uw werkgever — hij bepaalt wat er wordt vastgelegd. Voor vragen over het portaal zelf is dat Safe D, info@safedbv.nl. Safe D heeft geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een bedrijf van deze omvang niet verplicht (AVG art. 37).

Welke gegevens

• Uw account: naam, e-mailadres, uw rol, en gegevens over het inloggen (tijdstip, IP-adres bij mislukte pogingen).
• Uw werk in het portaal: welke maatregel aan u is toegewezen, wat u erbij noteert en wanneer u iets afrondt.
• Documenten die uw bedrijf aanlevert over de werkplek en de organisatie.

In die documenten kan uw naam staan: op een BHV-overzicht, een opleidings- of keuringsbewijs. Dat is nodig om de RI&E te onderbouwen, om te kunnen toetsen en om te signaleren wanneer zo'n opleiding of keuring verloopt.

Wat wij niet vragen en niet opslaan: gegevens over uw gezondheid (AVG art. 9). Geen verzuim per persoon, geen uitslagen van een keuring of gezondheidsonderzoek, geen medische gegevens en geen letsel dat tot u herleidbaar is. Verzuim vragen wij alleen op bedrijfsniveau. Komt zoiets toch binnen, dan verwijderen wij het.

Uw gegevens hoeft u niet zelf aan te leveren: uw werkgever doet dat. Wij nemen geen besluiten over u op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

Waarom, en op welke grond

Om de RI&E en het plan van aanpak te kunnen uitvoeren en aantoonbaar te maken — een verplichting uit artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet. De grondslag is de wettelijke verplichting van uw werkgever en het gerechtvaardigd belang van een veilige werkplek (AVG art. 6 lid 1 sub c en f). De gegevens over mislukte inlogpogingen verwerken wij om misbruik tegen te gaan.

Wie kan het zien

• Collega's in uw bedrijf, afhankelijk van hun rol in het portaal.
• Uw adviseur bij Safe D.
• Onze leveranciers, die niets met de inhoud doen: Hetzner (server, Duitsland) en Strato (e-mail, Duitsland).
• Een externe toetser, als uw werkgever de RI&E laat toetsen.

Uw gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte en worden niet verkocht.

Hoe lang

Uw werkgever bepaalt de bewaartermijn. Wijkt hij daar niet van af, dan houdt Safe D het portaal aan op:

• Het dossier van uw bedrijf: zolang het abonnement loopt.
• Na opzegging of afloop: nog 3 maanden, daarna wordt alles verwijderd.
• Logboek van handelingen: 3 jaar.
• Meldingen: 12 maanden.
• Uw account: verwijderd zodra uw toegang wordt ingetrokken.
• Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken, uw gegevens in een gangbaar bestand meekrijgen en bezwaar maken tegen de verwerking (AVG art. 15 tot en met 21). Omdat uw werkgever verantwoordelijk is, richt u zo'n verzoek aan hem; wij helpen daarbij. U kunt ook rechtstreeks mailen naar info@safedbv.nl — dan zetten wij het door en zorgen we dat het wordt opgepakt.

Bent u het oneens met hoe met uw gegevens wordt omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Het portaal werkt uitsluitend via een beveiligde verbinding, elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens, documenten zijn niet zonder inloggen op te halen, en elke handeling wordt gelogd. Wachtwoorden slaan wij versleuteld op; wij kunnen ze niet inzien.

Contact

Safe D · info@safedbv.nl · safedbv.nl