Afspraken over uw gegevens

Partijen. De klant ("de opdrachtgever"), die bepaalt waarvoor en hoe de persoonsgegevens worden gebruikt, en Safe D (KvK-nummer bij de opdrachtgever bekend, info@safedbv.nl), die de gegevens uitsluitend in opdracht verwerkt. In AVG-termen: de opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke, Safe D is verwerker.

1. Waar het over gaat, en hoe lang

Safe D voert voor de opdrachtgever een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit en stelt het Safe D Portaal beschikbaar om die RI&E, het plan van aanpak en de bijbehorende documenten bij te houden. De verwerking duurt zolang die dienstverlening loopt, plus de bewaartermijnen uit artikel 6.

2. Welke gegevens, van wie

• Contactpersonen en gebruikers van de opdrachtgever: naam, e-mailadres, functie, rol in het portaal en inloggegevens.
• Toewijzing van maatregelen: welke gebruiker een punt uit het plan van aanpak oppakt. Dat is een gebruiker van het portaal, geen apart personeelsdossier.
• Bedrijfsgegevens die geen persoonsgegevens zijn: antwoorden op de RI&E-vragen, risicoscores, maatregelen en termijnen.

Daarnaast staan er persoonsgegevens in de documenten die de opdrachtgever aanlevert: namen, functies en geldigheidsdata in bijvoorbeeld een BHV-overzicht, een opleidings- of keuringsbewijs of een ongevallenregister. Die zijn nodig om de RI&E te onderbouwen, om te kunnen toetsen en om te signaleren wanneer een opleiding of keuring verloopt.

Wat wij bewust niet vragen en niet opslaan: gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG). Geen verzuim per persoon, geen uitslagen van een PAGO of PMO, geen medische dossiers en geen letselomschrijvingen die tot één medewerker herleidbaar zijn. Verzuim vragen wij uitsluitend op bedrijfsniveau. Levert de opdrachtgever toch zulke gegevens aan, dan verwijdert Safe D die en vraagt om een geschoonde versie.

3. Instructies

Safe D verwerkt de gegevens uitsluitend volgens de schriftelijke instructies van de opdrachtgever, en niet voor eigen doelen. Deze overeenkomst en de opdrachtbevestiging gelden als die instructies. Vindt Safe D dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Safe D dat direct. (art. 28 lid 3 sub a)

4. Geheimhouding

Iedereen die bij Safe D toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht. (sub b)

5. Beveiliging

Safe D neemt passende technische en organisatorische maatregelen (sub c, art. 32). Concreet in dit portaal:

• Verbinding uitsluitend via https; wachtwoorden versleuteld opgeslagen; sessies verlopen na acht uur.
• Toegang per bedrijf gescheiden; adressen bevatten geen oplopende nummers.
• Documenten zijn alleen op te halen na controle van de toegangsrechten — nooit via een los internetadres.
• Uploads beperkt tot pdf, docx, xlsx, jpg en png, maximaal 20 MB per bestand.
• Na drie mislukte inlogpogingen een wachttijd; bij herhaling gaat het account op slot.
• Elke handeling wordt vastgelegd in een logboek (wie, wat, wanneer).
• Dagelijkse werking op een server in Duitsland; back-ups meerdere keren per week, versleuteld bewaard en periodiek beproefd.

6. Bewaren en verwijderen

De opdrachtgever bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke hoe lang de gegevens bewaard blijven; wettelijke bewaarplichten uit de arbowetgeving rusten op hem. Safe D voert die keuze uit en bewaart zelf niet langer dan nodig (AVG art. 5 lid 1 sub e). Wijkt de opdrachtgever niet af, dan gelden deze termijnen in het portaal:

• Het volledige dossier — zolang het abonnement loopt. Dat is de dienstverlening zelf: de RI&E actueel houden en op tijd signaleren dat bijvoorbeeld BHV- of VCA-opleidingen verlopen.
• Na opzegging of afloop — nog 3 maanden, zodat de opdrachtgever zijn dossier kan opvragen of laten overdragen. Daarna wordt alles verwijderd: RI&E's, plan van aanpak, documenten en accounts.
• Logboek — 3 jaar.
• Meldingen in het portaal — 12 maanden.
• Accounts — verwijderd zodra de toegang wordt ingetrokken; een account zonder enige koppeling verdwijnt na 6 maanden.
• Facturen — die staan in de boekhouding van Safe D, niet in het portaal.
• Factuurgegevens — 7 jaar. Dit is de enige termijn die Safe D voor zichzelf aanhoudt: een wettelijke bewaarplicht voor de eigen administratie (Algemene wet inzake rijksbelastingen art. 52 lid 4).

Bij het einde van de opdracht wist Safe D alle persoonsgegevens of levert ze terug, naar keuze van de opdrachtgever, en verwijdert daarna ook de bestaande kopieën, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven. (sub g) Back-ups draaien op een cyclus van maximaal 35 dagen: uiterlijk 35 dagen na de verwijdering is een gegeven ook uit de back-ups verdwenen.

7. Hulp bij rechten van medewerkers

Vraagt een medewerker van de opdrachtgever om inzage, correctie of verwijdering, dan helpt Safe D de opdrachtgever om dat verzoek te beantwoorden. (sub e) Safe D helpt ook bij het melden van datalekken en bij een eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordeling. (sub f)

8. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens meldt Safe D dat zonder onnodige vertraging aan de opdrachtgever, met alles wat nodig is om binnen 72 uur te kunnen melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De opdrachtgever doet die melding zelf.

9. Anderen die meewerken

Safe D schakelt deze subverwerkers in (sub d):

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — de server waarop het portaal draait.
• Strato AG (Duitsland) — verzending van e-mail.

Beide verwerken uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte. Safe D legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan en blijft tegenover de opdrachtgever volledig aansprakelijk voor wat een subverwerker doet (art. 28 lid 4). De opdrachtgever geeft met deze overeenkomst algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers (art. 28 lid 2): wil Safe D er een toevoegen of vervangen, dan laat Safe D dat vooraf weten en kan de opdrachtgever bezwaar maken.

Het portaal bevat een AI-hulpfunctie die een conceptantwoord kan voorstellen. Die functie staat uit. Zet Safe D haar aan, dan wordt de taalmodel-aanbieder vooraf als subverwerker in deze lijst opgenomen, met vermelding van een eventuele doorgifte buiten de EER en de waarborg daarvoor.

10. Controle

Safe D stelt op verzoek alle informatie beschikbaar waaruit blijkt dat deze afspraken worden nagekomen, en werkt mee aan een controle door de opdrachtgever of een door hem aangewezen controleur. (sub h)

11. Slot

Deze overeenkomst hoort bij de opdracht tussen partijen en geldt zolang Safe D gegevens voor de opdrachtgever verwerkt. Nederlands recht is van toepassing. Bij een inhoudelijke wijziging vraagt Safe D opnieuw om akkoord.